Wijziging van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen naar aanleiding van de COVID-19 crisis: de digitale algemene vergadering

De COVID-19 crisis bracht voor vele Belgische ondernemingen problemen met zich mee op vlak van het houden van de fysieke algemene vergaderingen.

In het Wetboek van Vennootschap en Verenigingen (hierna “WVV”) werd voorzien dat de algemene vergadering slechts op afstand kon plaatsvinden indien dit in de statuten was bepaald (zie ondermeer oud artikel 5:89 WVV).

Vele ondernemingen hadden echter deze mogelijkheid niet in hun statuten voorzien.

Om aan deze problematiek tegemoet te komen, werd naar aanleiding van de eerste golf van de COVID-19 pandemie het Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 uitgevaardigd dat ondernemingen de mogelijkheid gaf om de algemene vergaderingen en bestuursvergaderingen beperkt uit te stellen naar een latere datum of om de algemene vergadering op digitale wijze te houden.

Dit Koninklijk besluit voorzag evenwel in een tijdelijke oplossing vermits de maatregelen slechts toepasselijk waren voor de algemene vergaderingen die moesten plaatsvinden of waarvoor oproepingen moesten verstuurd worden tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020.

Met de wet van 20 december 2020 heeft de wetgever voorzien in een definitieve oplossing voor ondernemingen die nog steeds moeilijkheden ondervinden om de algemene vergaderingen fysiek te laten plaatsvinden.

Vanaf 24 december 2020 is het voortaan mogelijk om de algemene vergadering op digitale wijze te laten plaatsvinden indien het bestuursorgaan hiertoe de beslissing neemt. Er dient bijgevolg geen statutaire bepaling meer aanwezig te zijn die in deze mogelijkheid voorziet.

Ondermeer artikel 5:89 WVV inzake de Besloten Vennootschap werd door de wet van 20 december 2020 aangepast en voorziet in de voorwaarden opdat de algemene vergadering op digitale wijze kan verlopen.

Artikel 5:89 WVV:

§1. Het bestuursorgaan kan de houders van aandelen, van converteerbare obligaties, van inschrijvingsrechten en van met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten de mogelijkheid bieden om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel. Wat de naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid betreft, worden de effectenhouders die op die manier aan de algemene vergadering deelnemen, geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden.

Voor de toepassing van het eerste lid moet de vennootschap de hoedanigheid en de identiteit van de in het eerste lid bedoelde effectenhouder kunnen controleren aan de hand van het gebruikte elektronische communicatiemiddel. Aan het gebruik van het elektronische communicatiemiddel kunnen bijkomende voorwaarden worden gesteld, met als enige doelstelling de veiligheid van het elektronische communicatiemiddel te waarborgen.
 Voor de toepassing van het eerste lid moet het elektronische communicatiemiddel de in het eerste lid bedoelde effectenhouders, onverminderd enige bij of krachtens de wet opgelegde beperking, ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en, wat de aandeelhouders betreft, om hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken. Het elektronische communicatiemiddel moet de in het eerste lid bedoelde effectenhouders bovendien in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen , tenzij het bestuursorgaan in de oproeping tot de algemene vergadering motiveert waarom de vennootschap niet over dergelijk elektronisch communicatiemiddel beschikt.
De oproeping tot de algemene vergadering omvat een heldere en nauwkeurige beschrijving van de procedures met betrekking tot de deelname op afstand. Als de vennootschap een vennootschapswebsite heeft als bedoeld in artikel 2 :31 worden die procedures voor diegene die het recht heeft aan de algemene vergadering deel te nemen toegankelijk gemaakt op de vennootschapswebsite.

De notulen van de algemene vergadering vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord.

De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen.

§2. Artikel 5:88 is van toepassing wanneer de vennootschap toestaat dat op afstand aan de algemene vergadering wordt deelgenomen.

§3. […]

§4. Onverminderd artikel 5:95 kunnen de statuten iedere aandeelhouder toestaan langs elektronische weg op afstand te stemmen vóór de algemene vergadering, volgens de statutair bepaalde modaliteiten.

Als de vennootschap stemmen op afstand langs elektronische weg toestaat, moet zij in staat zijn de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder te controleren, op de bij of krachtens de statuten bepaalde wijze.”

De mogelijkheid tot de digitale vergadering werd niet enkele voorzien voor de BV, NV en CV maar tevens voor de VZW en IVZW.

Bronnen: