Voor zelfstandige thuisverpleegkundigen is een volledig en correct bijgehouden verpleegdossier niet alleen een verplicht onderdeel van kwalitatieve zorg, maar ook een cruciale voorwaarde om problemen bij een RIZIV-controle of een DGEC-inspectie te vermijden. Nu steeds meer verpleegkundigen digitale tools zoals Sillo gebruiken, rijst de vraag: mag alles digitaal, en wanneer loop je risico op terugvorderingen?
In deze blog leggen we uit wat wettelijk vereist is, welke fouten vaak worden gemaakt en hoe je als zelfstandig thuisverpleegkundige volledig conform blijft.
Het verpleegdossier volgens het RIZIV: volledig, per patiënt én tijdig
Het RIZIV bepaalt dat een verpleegdossier per patiënt moet worden bijgehouden en dat het tijdig alle essentiële informatie moet bevatten, waaronder verstrekkingen, evaluaties en zorgplanning. Evaluaties moeten worden geregistreerd op de exacte tijdstippen die het RIZIV oplegt; gebeuren ze te laat, dan geldt de prestatie mogelijk als niet-vergoedbaar.
Voor zelfstandige thuisverpleegkundigen, die vaak zonder interne kwaliteitscontrole werken, is dit bijzonder belangrijk: jouw verpleegdossier is je enige bewijsstuk.
Digitale tools zoals Sillo: toegestaan, maar enkel wanneer het dossier écht bestaat
Veel zelfstandige verpleegkundigen registreren evaluaties via Sillo of andere mobiele apps. Dat is perfect wettelijk, op voorwaarde dat die registraties automatisch, onmiddellijk of op zeer frequente basis worden toegevoegd aan het individuele verpleegdossier.
Blijven evaluaties enkel in Sillo staan zonder tijdige integratie in het dossier, dan beschouwt het RIZIV het verpleegdossier als onvolledig. Exporteren bij een controle is dus géén oplossing: software registreert exact wanneer gegevens werden toegevoegd, waardoor laattijdige toevoegingen snel worden opgemerkt.
De Kwaliteitswet: continuïteit, betrouwbaarheid en permanente beschikbaarheid
Volgens de Kwaliteitswet moet elke zorgverlener een zorgvuldig, coherent en doorlopend toegankelijk patiëntendossier bijhouden. Een dossier dat slechts wordt aangevuld wanneer er een controle op komst is of bij ontslag van een patiënt, voldoet niet aan deze continuïteitsvereiste. Dit geldt ook voor zelfstandige thuisverpleegkundigen, bij wie de inspectie zeer kritisch kijkt naar authenticiteit en timing.
Moet het verpleegdossier al digitaal zijn?
Door de modernisering van de Wet Patiëntenrechten zal het patiëntendossier in de toekomst verplicht digitaal worden, maar deze verplichting is op dit moment nog niet in werking. Voor zelfstandige thuisverpleegkundigen betekent dit dat een papieren dossier wél nog volstaat, op voorwaarde dat het volledig, coherent en raadpleegbaar is. De basisvereiste blijft: het dossier moet op elk moment compleet en beschikbaar zijn.
Veelgemaakte fout: aanvullen bij een controle – zeer risicovol
Een vaak voorkomende misvatting is dat je bij een RIZIV-controle nog snel gegevens kan exporteren uit Sillo en toevoegen aan het dossier. Dit is juridisch volledig fout: het verpleegdossier moet bestaan op het moment van de zorg en mag niet achteraf worden gecreëerd.
Post-hoc toevoegingen worden onmiddellijk gedetecteerd en leiden vaak tot terugvorderingen, iets waar zelfstandige thuisverpleegkundigen extra kwetsbaar voor zijn.
Conclusie: digitaliseer slim, maar voeg alles tijdig toe aan het verpleegdossier
Digitale systemen zijn een enorme meerwaarde, maar alleen als ze het verpleegdossier op een correcte, tijdige en patiënt-gebaseerde manier aanvullen. Voor zelfstandige thuisverpleegkundigen bestaat de veiligste aanpak eruit om registraties onmiddellijk of minstens zeer frequent te synchroniseren met het formele verpleegdossier, zodat je bij elke controle volledig juridisch in orde bent.
Bronnen
- RIZIV – Minimale inhoud van het verpleegdossier [riziv.fgov.be]
- Kwaliteitswet – Kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg [gezondbelgie.be], [zorgneticuro.be]
- Wet Patiëntenrechten – Modernisering 2024 (digitale verplichting in de toekomst) [helderrecht.be]