Op 2 september 2025 heeft de Raad van het ITAA kennisgenomen van de nieuwe norm “Algemene vereisten van intern kwaliteitsmanagement”, goedgekeurd door de Hoge Raad voor de Economische Beroepen. Deze norm treedt in werking op 1 januari 2026. Vanaf die datum moet elk kantoor beschikken over een intern kwaliteitsmanagementsysteem.
Het ITAA zal zijn leden actief ondersteunen bij deze implementatie, met begeleiding, praktische tools en informatiesessies.
Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?
Een kwaliteitsmanagementsysteem bestaat uit beleidslijnen, processen en procedures die ervoor zorgen dat alle wettelijke en deontologische verplichtingen correct worden toegepast in de dagelijkse werking van het kantoor.
Waarom is dit belangrijk? Omdat deze verplichtingen de basis vormen voor kwalitatieve dienstverlening aan cliënten. Denk bijvoorbeeld aan deontologische regels zoals onafhankelijkheid: elke beroepsbeoefenaar moet opdrachten uitvoeren zonder beïnvloeding. Het systeem moet dus voldoende waarborgen bieden dat het kantoor en zijn medewerkers altijd in lijn handelen met deze principes.
Wat is het doel van deze norm?
Door een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten, krijgt het kantoor een redelijke mate van zekerheid dat alle activiteiten worden uitgevoerd volgens het geldende wettelijke, reglementaire en normatieve kader.
Daarnaast moet het systeem bijdragen aan een interne cultuur waarin kwaliteit centraal staat. Dit betekent dat kantoren niet alleen procedures vastleggen, maar ook actief werken aan een kwaliteitsgerichte mindset bij alle medewerkers.
Flexibiliteit: afgestemd op uw kantoor
De Raad van het ITAA wil vermijden dat deze norm een onnodige administratieve last wordt. Daarom is expliciet bepaald dat het systeem moet worden aangepast aan:
- De grootte van het kantoor
- De aard en omvang van het cliëntenbestand
- De complexiteit van de opdrachten
Met andere woorden: elk kantoor stelt eigen kwaliteitsdoelstellingen op en identificeert kwaliteitsrisico’s die specifiek zijn voor zijn werking.
Monitoren en documenteren
Een kwaliteitsmanagementsysteem is geen statisch document. Het moet continu worden gemonitord, aangepast en gedocumenteerd.
Documentatie is cruciaal om:
- Medewerkers inzicht te geven in het systeem
- De Raad van het ITAA te informeren bij een eventuele kwaliteitstoetsing
Wie draagt de verantwoordelijkheid?
- Bij een zelfstandige beroepsbeoefenaar: deze is eindverantwoordelijk.
- Bij een erkende rechtspersoon: alle bestuurders (beroepsbeoefenaars) dragen samen de eindverantwoordelijkheid.