Het correct en volledig bijhouden van een verpleegdossier is van essentieel belang voor elke verpleegkundige die een beroep wenst te doen op de forfaitaire vergoedingen van het RIZIV voor verleende prestaties. Het belang van dit dossier reikt verder dan de louter administratieve verplichting, het vormt immers de kern van de bewijsvoering voor de uitgevoerde zorgen en de rechtmatigheid van de forfaitaire vergoeding. De regelgeving is hierin bijzonder strikt: wanneer het verpleegdossier ontbreekt of de minimale inhoud niet wordt gerespecteerd, zijn er geen honoraria verschuldigd. Met andere woorden: zonder geldig verpleegdossier is er geen betaling mogelijk. Dit is niet louter een formele vereiste, maar een juridische voorwaarde om aanspraak te maken op terugbetaling binnen het kader van de ziekteverzekering.
De minimale inhoud van het verpleegdossier is vastgelegd in een richtlijn van het Verzekeringscomité van 23 mei 2011. Deze inhoud varieert volgens het type van verstrekkingen die werden geleverd. In totaal zijn er drie hoofdtypes: verstrekkingen volgens nomenclatuur per akte (type 1), forfaitaire verstrekkingen en wondzorg (type 2), en verstrekkingen zoals palliatieve zorg, gespecialiseerde thuisverpleging, verpleegkundige consulten en diabetesverstrekkingen (type 3). Voor elk van deze types gelden specifieke vereisten, die onderverdeeld zijn in drie niveaus: basisgegevens, planning en evaluatie, en eventueel bijkomende richtlijnen volgens de nomenclatuur.
Op het eerste niveau worden identificatiegegevens vereist van zowel de rechthebbende patiënt als de uitvoerende verpleegkundige. Daarnaast moeten de verleende zorgen worden geregistreerd, samen met eventuele vereiste evaluatieschalen, voorschriften en gegevens van de voorschrijvende arts. Indien van toepassing moeten ook incontinentieproblemen vermeld worden, net als de gegevens van een eventuele delegerende verpleegkundige. Voor wondzorg komt daar bovendien een specifiek wondzorgdossier bij.
Het tweede niveau van het verpleegdossier focust op de planning en evaluatie van de zorg. Ook hier is de vereiste frequentie afhankelijk van het type verstrekkingen. Voor type 1 volstaat een bijwerking van de planning en evaluatie om de twee maanden. Voor type 2 is dat om de twee weken, terwijl voor type 3 een wekelijkse evaluatie vereist is. Er geldt hierbij een uitzondering voor verpleegkundige consulten en diabetesverstrekkingen, die eenmalig worden verstrekt of deel uitmaken van een verslag of verpleegplan, waardoor frequente evaluatie hier niet aan de orde is.
Tot slot voorziet het derde niveau van het dossier in bijkomende inhoudelijke vereisten, afhankelijk van de specifieke verstrekkingen. Deze worden gedetailleerd beschreven in de nomenclatuur zelf, die dient als leidraad voor correcte toepassing en registratie.
Het is dus van groot belang dat verpleegkundigen zich bewust zijn van deze formele vereisten en hun verpleegdossier systematisch en nauwkeurig bijhouden. Dit niet enkel om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, maar ook om de continuïteit en kwaliteit van zorg te waarborgen. Een onvolledig of niet-conform dossier kan niet alleen leiden tot het verlies van honoraria, maar ook juridische en deontologische gevolgen met zich meebrengen. In een zorgcontext waarin transparantie, verantwoordelijkheid en kwaliteit centraal staan, vormt het verpleegdossier een onmisbare schakel.
BRON: https://www.riziv.fgov.be/nl/professionals/individuele-zorgverleners/verpleegkundigen/verstrekkingen-door-verpleegkundigen/het-verpleegdossier#wat-moet-het-verpleegdossier-bevatten