Vanaf 1 maart 2025 zal de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO) de communicatie met betrekking tot ondernemings-cao’s en andere ondernemingsakten enkel nog digitaal behandelen via het beveiligde platform “e-Box Enterprise”. Deze belangrijke wijziging heeft gevolgen voor zowel ondernemingen als werknemersorganisaties die betrokken zijn bij het afsluiten of wijzigen van cao’s of andere arbeidsovereenkomsten op ondernemingsniveau.
De e-Box Enterprise is een beveiligde elektronische brievenbus die het mogelijk maakt om officiële documenten tussen ondernemingen en overheidsinstellingen te verzenden en te ontvangen. Dit platform wordt al gebruikt door diverse overheidsinstellingen, waaronder de FOD Financiën, de RSZ en de RVA, en zal vanaf maart 2025 ook het officiële communicatiekanaal worden voor de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen van de FOD WASO. Bedrijven en werknemersorganisaties moeten dus zorgen dat hun e-Box Enterprise goed geconfigureerd is, zodat ze geen belangrijke berichten missen. Het is dan ook essentieel dat de meldingen en toegangen op het platform in orde zijn.
De veranderingen hebben niet alleen gevolgen voor ondernemingen, maar ook voor de werknemersorganisaties. De brieven die voorheen fysiek naar de betrokken partijen werden verstuurd, zullen nu verzonden worden via de e-Box worden, gekoppeld aan de KBO-nummers van de onderneming en de werknemersorganisatie. Dit betekent dat bij het indienen van cao’s of andere akten voortaan expliciet het juiste KBO-nummer van de betrokken organisatie moet worden vermeld. Indien er geen ander KBO-nummer bekend is, zal de brief naar het centrale KBO-nummer van de werknemersorganisatie gestuurd worden. Deze wijziging benadrukt het belang van correcte en actuele gegevens in de e-Box en bij de KBO-registratie.
Wat betreft de inhoud van de documenten die via de e-Box Enterprise verstuurd zullen worden, betreft dit onder andere de ondernemings-cao’s, de toetreding van een onderneming tot een sectorale cao, wijzigingen van bonusplannen, de erkenning van tijdelijke werkloosheid voor bedienden en de verslaggeving over opleidingsinspanningen. Deze dossiers, die voorheen per post werden verzonden, zullen vanaf maart 2025 via het digitale platform worden afgehandeld, wat zowel tijd als administratieve kosten bespaart. Echter, een belangrijk detail is dat de briefwisseling die door de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen verstuurd wordt, de enige wijziging is; de neerlegging van het originele exemplaar van de cao of akte met handtekeningen blijft nog steeds vereist bij de griffie van de Algemene Directie.
De overgang naar een volledig digitale communicatie heeft als doel om de efficiëntie van de administratieve procedures te verhogen en de digitalisering van de overheidsdiensten verder te bevorderen. Dit heeft niet alleen voordelen voor de overheid zelf, maar ook voor bedrijven en werknemersorganisaties die minder administratieve lasten ervaren. Het is echter belangrijk dat betrokken partijen de nodige stappen ondernemen om hun e-Box Enterprise goed te activeren en in te stellen om geen belangrijke documenten te missen. Bedrijven moeten er ook op letten dat de informatie in de e-Box goed wordt beheerd en dat het juiste KBO-nummer wordt vermeld bij elke ingediende cao of akte.
Samenvattend is de verschuiving naar de e-Box Enterprise een belangrijke stap in de digitalisering van de communicatie tussen ondernemingen, werknemersorganisaties en de overheid. Het is cruciaal dat alle betrokken partijen zich tijdig voorbereiden om geen brieven of documenten te missen en om de administratie vlot en correct te laten verlopen. Het gebruik van dit platform zal ongetwijfeld bijdragen aan een snellere en efficiëntere afhandeling van cao’s en andere arbeidsgerelateerde documenten doch vereist wel de nodige voorbereiding en aandacht van alle betrokkenen.
BRON: https://werk.belgie.be/nl/nieuws/briefwisseling-over-ondernemingscaos-en-andere-ondernemingsakten-vanaf-1-maart-enkel-nog